• 진본성(authenticity)
  기록이 그 취지와 맞는지, 그 기록을 생산하거나 보내기로 되어 있는 사람에 의해 생산되거나 보내졌는지, 명시된 시점에서 생산되거나 보내졌는지를 증명할 수 있는 것을 말한다.
  진본성을 보장하기 위하여 기록의 생산, 수령, 전달, 유지 및 처분을 통제하는 정책 및 절차 등이 문서화되어야 한다.
  이를 통해 기록의 생산자가 확인될 수 있고 인가를 받았는지 증명할 수 있게 하며 기록이 인가받지 않은 접근에 의해 부가, 삭제, 변경, 이용 및 은폐되는 것을 막아줄 수 있다.
• 신뢰성(reliability)
  기록의 내용이 업무처리, 활동 혹은 사실을 충분히 명확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있는지, 그리고 이후의 업무처리나 활동을 수행하는 과정에서 근거로 할만한 것인지를 의미한다.
• 무결성(integrity)
  기록의 완전함과 변경되지 않았음을 의미한다. 즉, 무결성은 기록이 인가받지 않은 변경으로부터 보호되었을 때 충족될 수 있다. 인가를 받은 어떠한 주석, 추가 혹은 삭제도 명백하게 드러나야 하고 추적할 수 있어야 한다.
  이를 위해서는 기록 · 수정시의 정책과 업무절차가 필요하다. 기록이 생산된 이후의 변경에 대한 정보를 포함하게 함으로써, 기록물의 무단변경에 대한 추적이 가능하게 해야 한다.
• 이용가능성(usability)
  기록의 위치를 찾을 수 있고, 기록이 검색될 수 있으며, 보일 수 있고, 해석될 수 있음을 의미한다. 기록과 그 기록을 생산한 업무처리, 행위 등이 연결되어 보일 수 있어야 하며, 일련의 활동의 과정에서 생산된 기록들 간의 연계성도 유지되어야 한다.

• ISO 15489(2001-9-15)
  정식명칭은 정보와 도큐멘테이션-기록관리(Information and documentation : Records management)이며 ISO/TC46 산하 기록관리 분과위원회가 주도한 기록관리 표준으로 기록관리 및 기록관 시스템 개발 지침으로 그 적용이 확산되고 있다.
  ISO 15489는 호주의 기록관리 표준 ‘AS 4390-1996:기록관리'에 기반한다. 호주표준국은 2002년 3월 기존 호주표준인 AS 4390을 철회하고, AS ISO 15489로 대체하였다. 영국 역시 2001년 ISO 15489를 기반으로 BS ISO 15489를 국가표준으로 결정하였다.
• ISO 23081(2004)
  정식명칭은 ISO/TS 23081-1:2004 정보와 도큐멘테이션-기록관리과정-기록물 메타데이터로서 이 중 제1부 원칙이 발표되었다. ISO/TS 23081은 ISO15489의 틀 내에서 메타데이터를 실행하고 사용하기 위한 지침이다. 제1부는 기록관리 메타데이터를 생산, 관리, 사용하기 위한 기술규격과 그 원칙에 대한 설명, 제2부는 기존의 메타데이터 세트를 구현하고 사용하기 위한 실무지침으로 구성되어 있으며, 제3부는 ISO 15489와 연계된 기존의 메타데이터 세트와 작업들의 평가로 구성될 예정이다.

ISO 15489, ISO 23081에서는 메타데이터를 ‘시간과 공간을 초월하여 기록의 생산, 관리와 이용이 가능하도록 하는 구조화된 혹은 반구조화된 정보’로 정의하고 있다.
또한, ISO 15489-1(2016년)에서는 기록 관리의 원칙으로서 기록은 ‘메타데이터(metadata)*와 내용(content)’으로 구성된다고 선언함으로써 메타데이터가 기록을 구성하는 중요한 부분임을 명백히 밝히고 있다.

* 메타데이터는 기록의 내용, 맥락, 구조 및 장기간에 걸친 관리사항을 기술한다.

• ISO 15489-1(2016년)에 따르면 기록 메타데이터는 다음을 기술할 수 있어야 한다.
  • 업무맥락
  • 기록과 기록 시스템간의 의존성과 관련성
  • 법적, 사회적 맥락에 대한 관련성
  • 기록을 생산, 관리 및 이용하는 행위자에 대한 관련성
• 기록 메타데이터는 그 자체가 기록으로 관리되어야 하며, 훼손∙허가받지 않은 삭제∙보유∙파괴로부터 보호되어야 한다. 메타데이터에 대한 접근은 인가된 접근과 허용 규칙에 따라 통제되어야 한다.

• ISO 15489-1(2016년)에 따르면 기록 메타데이터는 다음을 기록하는 정보로 구성되어야 한다.
  • 기록의 내용에 대한 기술
  • 기록의 구조(예: 형태, 포맷 및 기록을 구성하는 컴포넌트간의 관계)
  • 기록이 생산, 접수, 이용되었던 업무맥락
  • 다른 기록과 다른 메타데이터와의 관계
  • 포맷이나 저장정보와 같이 기록을 검색하고 재현하는데 필요한 식별자나 기타 정보
  • 기록이 존재하는 동안 기록과 관련되었던 업무행위와 사건(행위의 일자와 시간, 행위를 수행한 행위자와 메타데이터에 대한 변경사항을 포함)

ISO 23081에서는 다음과 같은 메타데이터 유형을 제시하고 있다.

• 기록 자체에 대한 메타데이터
  • 생산일시, 생산자, 물리적, 기술적 속성에 대한 기본정보
  • 기록의 위치, 집합계층, 관련자 및 업무프로세스, 주제 · 분류에 대한 정보
  • 접근제한 사항에 대한 정보
• 업무규칙이나 정책과 법규에 대한 메타데이터
  • 업무활동과 기록 생산관리 및 접근에 적용되는 규정상 요건에 대한 정보
• 행위주체에 관한 메타데이터 생산자 및 조직에 대한 정보
  • 기록관리에 관련된 사람 및 조직에 대한 정보와 부여된 권한
  • 접근권한을 가진 사람 및 조직
• 업무활동이나 과정에 관한 메타데이터
  • 기록이 발생된 업무기능 및 활동에 대한 정보 및 그 연계
  • 기록과 기록생산에 관여된 사람 및 조직과의 연계
  • 업무 프로세스에 대한 보안 및 접근규칙에 대한 정보
  • 기록이 발생된 업무 기능 및 활동과 기록을 분류하도록 하는 정보
• 기록관리 과정에 관한 메타데이터
  • 특정한 기록관리 활동 수행을 위한 사람 및 조직 인가에 대한 정보
  • 기록과 기록계층, 기록과 기록 생산에 관여한 사람 및 조직의 연계에 대한 정보
  • 장기보존을 위한 필요사항에 대한 정보
  • 기록 처분에 대한 정보
• 메타데이터에 관한 메타데이터
  • 위 다섯 가지 메타데이터 기록에 대한 정보